Les lettres postales sont de plus en plus laissées au profit des e-mails. Cependant, elles ont encore de beaux jours devant elles car certains documents administratifs ne peuvent s’envoyer que par la poste. Néanmoins, les démarches concernant les lettres postales, notamment l’affranchissement, font perdre du temps et de l’argent aux entreprises. Raison pour laquelle, certaines entreprises décident d’acheter une machine à affranchir. Ainsi, elles pourront se soulager des tâches quotidiennes concernant la pesée, le calcul ainsi que l’affranchissement.

Toutefois, usez d’astuces pour utiliser votre machine à affranchir de manière optimale permettra de gérer plus facilement la procédure d’affranchissement.

Tout savoir sur une machine à affranchir

Une machine à affranchir est un appareil qui sert à peser et à imprimer la taxe relative à l’envoi d’un courrier sur une enveloppe blanche ou sur une étiquette.

La machine imprime en premier lieu l’indication d’un timbre-poste à savoir : la valeur faciale ainsi que le nom du pays. En second lieu, la machine imprimera la date et le lieu de la production. Et pour finir, la machine sera chargée d’imprimer le numéro de série et l’abonnement liant l’entreprise à l’opérateur postale.

Pour faciliter le tri des courriers, certains opérateurs postaux recommandent en plus des références, l’impression d’un tag sous forme de code-barres. Si certaines machines à affranchir personnalisent leurs empreintes à travers les logos des entreprises, certains opérateurs postaux fixent un modèle à respecter.

Comment utiliser de façon optimale votre machine à affranchir

L’optimisation de l’utilisation de la machine à affranchir passe évidemment le choix d’une machine à affranchir adaptée à vos besoins. Votre choix tiendra en compte le volume de courrier à traiter quotidiennement et les installations de votre entreprise. Par exemple, si votre entreprise envoie 30 courriers en moyenne par jour, la machine à affranchir tpMAc saura vous satisfaire. Entre 30 et 200 envois, nous vous conseillerons le pMAc et pour plus de 200 envois par jour, nous vous recommandons simplement la MAI.

Pour profiter de votre machine à affranchir de manière optimale, il est préférable d’associer des équipements ou des options supplémentaires :

• La balance postale : elle permet de peser le courrier et de calculer le tarif d’affranchissement à imprimer. Vous éviterez ainsi les sur- et les sous- affranchissements.
• Des nouvelles fonctionnalités : ce sont des options que vous pouvez ajouter comme le modèle de pliage, l’automatisation, la lecture automatique.
• L’affranchisseuse multifonction : elle joue plusieurs rôles notamment le pliage ou encore le remplissage des enveloppes automatiques.

La méthode indispensable pour optimiser l’utilisation de la machine à affranchir reste la formation au personnel de l’entreprise concernant les fonctionnalités. Vous devez expliquer le mode d’emploi ainsi que les astuces à utiliser durant certaines situations.

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